Digitalisierung – Habe ich tatsächlich alle geforderten Datenschutz- und DSGVO Anforderungen im Blick?
Die Digitalisierung in den Arztpraxen schreitet immer weiter voran. Im Zuge der TI werden immer mehr Komponenten eingeführt. Viele Praxen nutzen auch bereits eine große Anzahl an weiteren digitalen Maßnahmen, wie z. B. die Online-Terminvergabe, Software für digitale Anamnesebögen und viele weitere.
Dies führt schon fast zwangsläufig dazu, sich mit weiteren Bereichen innerhalb der Praxis zu befassen und unter anderem von den konventionellen Papierakten zu verabschieden. Diese Umstellungen erleichtern langfristigden Arbeitsalltag. Die Unterlagen und Befunde können von jedem Arbeitsplatz aus eingesehen werden und mithilfe der Suchfunktionen stehen sie unmittelbar zur Verfügung – unabhängig davon, ob es sich um einen aktuellen oder 3 Jahre alten Befund handelt.
Ein weiterer Bereich ist die Buchhaltung. Auch diese wird in der Arztpraxis zunehmend umfangreicher. Rechnungen per E-Mail sind heute schon nahezu Standard. Die Kontoauszüge stehen den meisten Praxen bereits in digitalisierter Form zur Verfügung. Warum also nicht die restlichen Papierbelege scannen und sofort von den Papiermassen verabschieden? Alte Belege einscannen und im Anschluss vernichten.
Doch Vorsicht! Wird bei der Umsetzung tatsächlich an alle erforderlichen Maßnahmen gedacht? Die Akten und Belege, die im Original analog (also in Papierform) bei Ihnen eintrafen, zu scannen und im Anschluss daran zu vernichten ist nicht empfehlenswert! Besteht das Ziel darin, die Massen an Papier loszuwerden, spricht man vom „ersetzenden Scannen“. Hierzu gibt es klare Maßnahmen und Regelungen seitens der DSGVO, die einzuhalten sind. Hierbei ist speziell auf die Technischen Richtlinien des BSI (TR 03138) TR-RESISCAN und (TR 03125) TR-ESOR zu verweisen.
Einige von vielen Komponenten, die zu beachten sind:
⦁ Verfahrensdokumentationen
⦁ Löschkonzepte
⦁ AV-Verträge
Übrigens – diese Maßnahmen werden zu großen Teilen auch dann gefordert, wenn Sie direkt als digitale Praxis gestartet sind! Werden Ihre digitalen Belege direkt festgeschrieben?
Fazit
Die Digitalisierung erleichtert den Praxisalltag. Sowohl für die Ärzte, das Personal als auch die Patienten. Diesen Weg einzuschlagen, halte ich für absolut richtig und empfehlenswert. Allerdings sollte dies gut durchdacht sein. Die gesetzlichen Regelungen im Rahmen der DSGVO sind einzuhalten und dürfen nicht übersehen werden. Vor allem in einer Arztpraxis, in der besonders sensible Patientendaten verarbeitet werden.
Die ersten Schritte sind oftmals schwierig, aber dennoch lohnend.
Sie wollen sich digital und rechtskonform aufstellen? Keine unnötigen Risiken eingehen und stets auf dem aktuellen Stand sein? Ich unterstütze Sie dabei.
Wie steht es eigentlich um Ihre TOM`s (Technisch-Organisatorische Maßnahmen) und Verzeichnisse zu Ihren Verarbeitungstätigkeiten? Diese werden nach DSGVO zwingend gefordert und müssen auf Verlangen der Aufsichtsbehörde bereitgestellt werden. Gibt es kein Verzeichnis, kann es zu Geldstrafen kommen.